BizOfferの運用をDX化（BPM化）してB2Bの新規アポ獲得を仕組み化する具体的な方法の紹介

01BizOfferで新規アポが生まれる流れ

BizOfferでの新規アポは、おおむね次の順で生まれます。仕組みにする前に、まずこの流れを押さえておきます。

1. 発注を検討している企業の担当者が、困りごとや検討内容、導入の時期などをニーズとして登録する
2. 受注したい企業が、キーワードや企業規模、役職などで担当者を検索する
3. 合いそうな担当者に、受注側から商談オファーを送る
4. オファーを受け取った担当者が内容を読み、商談を受けるかを決める
5. 担当者が承認した商談について、受注側がアポの確定を行う

費用はアポが成立した時点でかかり、相手の役職によって1件あたりの単価が変わります。社長や役員とのアポは高く、現場の担当者とのアポは安く設定されているのが基本です。課金の細かい条件や金額は契約のプランによって変わるため、運用を始める前に自社の契約内容を確かめておきます。

ここで分かるのは、BizOfferでは「誰にオファーを送るか」を決めた時点で、営業費用の大半が決まるということです。テレアポのように件数を打てば打つほど成果が出る媒体ではなく、送る相手を選ぶ精度がそのまま費用対効果になります。

02BizOfferの運用が属人化しやすい理由

BizOfferの操作そのものは難しくありません。検索して、プロフィールを読み、オファーを送るだけです。だからこそ、最初に触った担当者が自分のやり方で回し始め、そのまま属人化していきます。よく起きるのは次の5つです。

どれも担当者の能力の問題ではなく、業務の流れが決まっていないことが原因です。流れが決まっていなければ、どれだけ優秀な人でも判断の根拠を残せません。ここを解くのが、次に説明するBPM化とDX化です。

03DX化とBPM化はどう違い、どの順で進めるか

BPM（Business Process Management、業務プロセス管理）は、仕事を「誰が・何を受け取って・何を判断し・次に何を渡すか」という流れとして書き出し、実行した結果を測って、流れそのものを直し続ける考え方です。次の5つを繰り返します。

1. 可視化：いまの業務を、担当者と受け渡しの単位で書き出す
2. 設計：判断の基準と、工程ごとの担当を決める
3. 実行：決めた流れのとおりに動き、ツールに記録する
4. 計測：工程ごとの件数と通過率を見る
5. 改善：数字が落ちている工程の基準や文面を直す

DX化は、この流れをツールの上で回せるようにすることです。BPM化が「どう動くかを決めること」、DX化が「決めた動きをツールで守れるようにすること」と考えると分かりやすくなります。

順番は、BPM化が先です。流れが決まっていない状態でツールを入れても、入力される情報が人によってばらばらで、あとから数字を見ても何が効いたのか分かりません。先に流れと判断の基準を決め、その流れのとおりに画面が並んでいるツールを使う。この順番にすると、普段の作業がそのまま記録になり、計測と改善が回り始めます。

当社では、この「流れをツールに載せる」部分を、営業DXツールのRINGO DXで行っています。BizOfferの運用で決めた条件や判断の記録と、メール・問い合わせフォーム・テレアポといった企業リストへの営業の記録を、同じツールの中で扱えるようにするためです。

BizOfferの運用は、BPM化と特に相性のよい業務です。検索、オファー、確定と工程がはっきり分かれていて、それぞれの件数が数えられ、しかも費用はアポ確定の一点でしか発生しないからです。ここからは、BizOfferの運用を6つのステップで組み直していきます。

04ステップ1：いまの運用を工程に書き出す

最初に、BizOfferで1件のアポが生まれるまでの工程を書き出し、それぞれに担当と、次の工程へ渡すものを決めます。いまの運用が担当者1人で回っている場合も、工程ごとに分けて書くことで、どこで判断が行われているのかが見えるようになります。

この表で押さえておきたいのは、費用が発生するのが「アポ確定」の一点だけだということです。逆にいえば、確定より前の工程はすべて、費用を払う価値のある相手を選び出すための工程です。検索の条件が甘いと承認で見送りが増え、オファーの文面がずれていると相手の承認が取れません。工程ごとに件数を数えておけば、どこを直せばよいかがすぐに分かります。

05ステップ2：検索条件を文章で決める

検索条件は、担当者の好みに任せず、営業責任者が決めて文章で残します。条件が文章になっていれば、担当が替わっても同じ層の担当者が候補に上がり、トスアップの質がそろいます。BizOfferで決めておきたい条件は、次の5つです。

企業規模：社員1〜5名程度の会社は外す

外部への発注には予算が要ります。社員数が数名の会社は、ニーズがあっても予算を確保できずに検討で止まることが多く、アポの費用を払っても受注につながりにくい相手です。業種によって線の引き方は変わりますが、最初は小規模な会社を外し、ある程度の規模がある会社に絞ってから、結果を見て広げていくほうが費用の読みが立ちます。

役職：できるだけ現場の担当者にオファーする

BizOfferでは役職ごとに単価が変わるため、社長や役員とのアポがもっとも高くなります。最初の商談は、現場の一般社員や担当者を相手に組むのが基本です。提案の内容がよければ、担当者が社内で上席に話を上げ、次の商談に決裁者が同席します。最初から決裁者を狙うより、費用を抑えたまま決裁の場まで進めます。

キーワード：対応できる会社が少ないテーマで探す

検索のキーワードは、自社が提案できるテーマのうち、対応できる会社が少ないものを選びます。誰でも提案できるテーマは他社のオファーが集まり、相手に比べられやすいからです。たとえば営業支援なら、単なる「テレアポ代行」より「営業DX」「SFAの運用」のように、仕組みづくりまで含むテーマのほうが競合が少なく、話を深く聞いてもらえます。

ニーズ欄：具体的に書いてある担当者を優先する

BizOfferの担当者は、困りごとや検討している内容をニーズとして書いています。ここが「営業を強化したい」の一言だけの担当者と、「SFAを導入したが入力が続かず、案件の進み具合が見えない。現場の運用ルールから一緒に作ってほしい」と書いている担当者では、商談の中身がまるで違います。具体的に書いている担当者ほど、課題がはっきりしていて、社内で検討が進んでいる可能性が高く、アポの費用を払う価値があります。

導入時期：書いてあれば優先度を上げる

「来期から」「3か月以内に」など導入時期が書いてある担当者は、検討の期限が決まっています。予算の時期に合わせて提案できるため、商談から受注までの距離が近くなります。必須の条件にはせず、同じくらいの候補が並んだときに優先する加点の項目として扱います。

5つの条件は、1枚の文書にまとめて運用担当に渡します。「外す条件」「優先する条件」「迷ったら責任者に聞く条件」の3つに分けて書いておくと、検索の段階で担当者が迷う時間が減ります。

06ステップ3：トスアップと承認で役割を分ける

BizOfferの運用を仕組みにするうえで、もっとも効果が大きいのがこのステップです。運用担当が見つけた候補を責任者に上げる「トスアップ」と、責任者がオファーを送ってよいかを決める「承認」を、別の工程として分けます。

トスアップでは、判断に必要な情報をそろえて上げる

トスアップで大事なのは、責任者がBizOfferの画面を開き直さなくても判断できる状態で上げることです。毎回プロフィールを見に行かせると承認が後回しになり、そのあいだに他社のオファーが先に届きます。添える情報は、次の6つにそろえます。

• 会社の業種と社員数
• 相手の役職（＝アポが確定したときの単価）
• ニーズ欄の要点（原文から2〜3行で抜き出す）
• 導入時期の記載の有無と、その内容
• こちらが提案できるサービスと、合うと考えた理由
• 迷っている点があれば、その内容

「合うと考えた理由」は1文で十分です。たとえば「SFAの入力が続かないと書いており、運用ルールの設計から入れるため」のように、ニーズ欄の言葉と自社の提案を結びつけて書きます。理由を書く習慣がつくと、担当者自身が条件に合わない候補を自分で外せるようになり、トスアップの精度が上がっていきます。

承認は、費用に責任を持つ人が3つの問いで決める

承認は、実質的な発注の判断です。アポが確定すれば費用が発生するため、承認する人は営業の予算と商談の結果に責任を持つ人に固定します。判断の基準は、次の3つの問いに絞ると速くなります。

1. ニーズ欄の内容に対して、自社が具体的な提案を持っているか
2. 相手の役職の単価に対して、受注したときの金額が見合うか
3. 規模や導入時期から見て、今期中に検討が進みそうか

見送るときは、理由を短く残します。「社員数が少なく予算の見込みが立たない」「ニーズが別のサービス向き」など、見送りの理由がたまると、検索条件のどこを締めればよいかが分かります。見送りが多い週は、担当者の目利きではなく、検索条件の書き方に原因があることがほとんどです。

承認までの時間も決めておきます。トスアップから承認までが1日以上空くと、相手がほかの会社と商談を組んでしまうことがあります。「その日のうちに見る」といった目安を決め、承認待ちが溜まらないようにします。

当社では、トスアップと承認をツールの上で分けて運用している

当社のBizOffer運用では、RINGO DXなどの自社開発ツールを使い、運用担当が候補を上げる「トスアップ」と、責任者がそれを承認する工程を分けています。担当者がトスアップし、責任者が承認したものだけに商談オファーを送る、という分担をツールの上で守れます。誰がいつ上げて、誰が承認し、何を理由に見送ったかが残るため、あとから「なぜこの相手に費用を払ったのか」を説明でき、判断の基準そのものが社内の資産になります。

07ステップ4：商談オファーの文面を型にする

承認された担当者に、商談オファーを送ります。BizOfferの担当者のもとには複数の会社からオファーが届いているため、最初の数行で「自分の書いたニーズを読んだうえでの申し込みだ」と伝わる文面にします。文面は、次の順に組み立てます。

1. 相手がニーズ欄に書いた困りごとを、相手の言葉で引く
2. その困りごとに対して、自社がどこから手をつけるかを1〜2文で書く
3. 似た状況の会社で行ったことを、1つだけ具体的に書く
4. 商談で話したい内容と、所要時間を書く

サービスの一覧や会社紹介を長く並べるより、相手の課題に対する最初の一手を見せるほうが承認されやすくなります。役職の低い担当者に送る場合は、社内で上席に説明しやすいよう、「何をどこまでやってくれる会社か」が1文で分かるようにしておきます。

この組み立てをテーマごとの型にして、全員が同じ型から書き始めるようにします。当社の運用では、よく使う文面をツールにテンプレートとして登録し、書き換えた内容が全員の画面に同時に反映されるようにしています。型ごとの承認率を比べ、承認されやすい型に全員で寄せていくことで、文面の質が人によらずそろいます。

08ステップ5：相手の承認からアポ確定までを決める

担当者がオファーを承認すると、商談の候補が成立します。ここで受注側がアポを確定した時点で費用が発生します。確定は取り消しにくい操作なので、押す前に確かめる項目を決めておきます。

• 商談の日時と、オンラインか訪問か
• 相手側の参加者と役職（オファー時と変わっていないか）
• 相手が商談で話したい内容（ニーズ欄から変わっていないか）
• こちら側で商談に出る担当者と、準備する資料

確定の操作は、承認と同じく営業責任者が行うと、費用の発生と判断の責任が一致します。確定したら、商談の担当者にニーズ欄の要点とトスアップ時のメモをそのまま渡します。トスアップの段階で判断材料をそろえておけば、この引き継ぎはほとんど手間がかかりません。

最初の商談が現場の担当者とのものであれば、次の商談に決裁者を呼んでもらうところまでを、最初の商談のゴールに置きます。「次回はご判断される方にも同席いただけますか」と最後に確かめるだけで、費用を抑えたまま上の役職へ進めます。

09ステップ6：数字で振り返り、条件を直す

流れを回し始めたら、工程ごとの件数を週ごとに並べます。BPMでいう計測と改善の部分で、ここまでのステップをツールに載せておけば、数字は普段の作業から自然にたまります。見る数字と、落ちたときに直すところは次のとおりです。

週に1回、運用担当と営業責任者で15分ほど数字を見る時間を取ります。見るのは「先週いちばん数字が落ちた工程はどこか」「そこで直すことを1つだけ決める」の2点です。一度に複数の条件を変えると、どの変更が効いたのか分からなくなるため、変えるのは1週に1か所にとどめ、変えた日と内容を記録しておきます。

数字は、BizOfferの中の記録だけで止めず、商談のあとの結果までつなげて見ます。アポの数が多くても受注につながっていなければ、検索条件か役職の選び方がずれています。逆にアポの数が少なくても受注率が高い条件は、検索の範囲を広げる価値があります。

10BizOfferで見えた切り口を企業リストへ広げる

BizOfferの運用を続けると、反応のよい業種や、承認されやすい困りごとの書き方が見えてきます。たとえば「SFAが定着していない」とニーズに書く担当者が多い業種が分かれば、その業種はB2Bの新規アポを取りにいく有力な市場だと分かります。

ただし、BizOfferで届くのは、BizOfferに登録している担当者だけです。同じ業種・同じ課題を抱えていても、登録していない企業のほうがはるかに多くあります。BizOfferで分かった勝ち筋を、まだ登録していない企業へ広げることで、新規アポの量と精度を両方伸ばせます。同じ業種の企業リストに、同じ切り口でメールや問い合わせフォーム、電話でアプローチします。

このとき、BizOfferの記録とリストへの営業の記録が別々の場所にあると、どの切り口がどの手段で効いたのかを比べられません。リストへの営業も、送信から結果の記録までを1つのツールにまとめ、BizOfferと同じ考え方で工程ごとの数字を見られるようにしておきます。

11よくある質問

運用担当が1人しかいなくても、トスアップと承認は分けるべきですか？

担当が1人でも、承認だけは営業責任者が行う形をおすすめします。探す作業と費用をかける判断を同じ人が続けると、件数を出したい気持ちが勝って、条件の甘い相手にもオファーを送りがちです。責任者の作業は、トスアップされた候補を1件あたり1分ほどで判断するだけなので、負担はそれほど大きくありません。

役職の低い担当者とのアポで、受注まで進みますか？

現場の担当者は、課題をいちばん具体的に知っている人です。最初の商談で課題を深く聞き、解決の道筋を示せれば、担当者が社内で上席に提案を持ち上げてくれます。最初から決裁者だけを狙うより費用を抑えられ、決裁の場には課題を理解した担当者が同席してくれるため、話が進みやすくなります。

検索条件はどのくらいの頻度で見直しますか？

始めの1か月は週ごと、流れが安定してからは月ごとが目安です。見送りの理由と、商談後に次回が設定できたかどうかを並べると、締めるべき条件と緩めてよい条件が分かります。条件を変えたら、変えた日と内容を残しておくと、前後の数字を比べられます。

BizOffer以外のマッチング媒体でも同じ方法は使えますか？

使えます。発注側の案件に応募する形の媒体でも、受注側から担当者を探して申し込む形の媒体でも、「探す→判断する→申し込む→確定する→振り返る」という流れは変わりません。媒体ごとに課金の発生する工程が違うので、その工程の手前に承認を置くように流れを組み替えます。

BizOfferの運用には、どのツールを使っていますか？

当社では、自社開発の営業DXツールRINGO DXを使ってBizOfferの運用を行っています。BizOfferでの検索条件・トスアップ・承認・アポ確定の記録と、企業リストへのメール・フォーム送信・テレアポを同じツールで扱えるため、媒体で効いた切り口を媒体の外の営業にすぐ使えます。運用ごとお任せいただく場合は、マッチング媒体の運用代行サービス「RINGOポチ」としてお引き受けします。

12まとめ

• BizOfferでは、アポ確定の時点で費用がかかり、相手の役職で単価が変わります。誰にオファーを送るかを決めた時点で、営業費用の大半が決まります。
• BPM化は「どう動くかを決めること」、DX化は「決めた動きをツールで守れるようにすること」です。BPM化を先に進め、その流れをツールに載せます。
• いまの運用を、検索・トスアップ・承認・商談オファー・相手の承認・アポ確定・振り返りの工程に書き出し、担当を決めます。
• 検索条件は、企業規模・役職・キーワード・ニーズ欄の具体さ・導入時期の5つで決め、文章で残します。
• 運用担当がトスアップし、営業責任者が承認したものだけに商談オファーを送ります。見送りの理由を残すと、検索条件の直し方が分かります。
• オファーはニーズ欄の言葉から書き出す型にそろえ、アポ確定の前に日時・参加者・議題を確かめます。
• 工程ごとの数字を週1回見て、直す場所を1つずつ決めます。BizOfferで見えた切り口は、企業リストへのメール・フォーム・テレアポにも広げられます。

BizOfferの運用は、件数を増やすほど判断がぶれやすくなります。探す人と決める人を分け、判断の基準と結果をツールに残していけば、担当が替わっても同じ品質でB2Bの新規アポが生まれ続ける仕組みになります。