まず確認する3つの条件
- 相手の営業時間：公式サイトやメール署名で営業日・受付時間を確認します。
- 担当者の在席状況：代表電話にかける場合も、担当者名と用件を先に伝えます。
- 電話で話す必要性：資料共有や確認だけなら、メールやチャットで済む場合があります。
電話をかける時刻だけでなく、相手が話せる状態か、電話でなければ伝わらない内容かまで考えると、行き違いが減ります。
かけやすい時間帯の目安
一般的なオフィスでは、始業から30分ほど経った10時ごろから昼休み前、または昼休みが終わった14時から16時ごろが無難です。午前中に会議が多い会社なら午後、午後に外出が多い会社なら午前というように、相手の予定に合わせて変えます。
| 時間帯 | 目安 |
|---|---|
| 10時〜11時30分 | 朝の確認作業が落ち着きやすい |
| 14時〜16時 | 昼休み後の業務が一段落しやすい |
| 相手が指定した時刻 | 最優先で合わせる |
避けたい時間帯と理由
- 始業前・始業直後：朝礼、メール確認、開店準備と重なりやすい。
- 昼休み：席を外している、または休憩中の可能性が高い。
- 終業間際：締め作業や退勤準備のため、長い相談に向かない。
- 営業時間外：緊急性がなければ、翌営業日に回す方がよい。
ただし、相手が店舗や医療機関なら、一般的なオフィスの目安は当てはまりません。受付時間だけでなく、来店や診療のピークも確認します。
業種ごとの調整方法
店舗・飲食店
開店直後やランチ・夕食のピークを避け、仕込みや閉店作業が落ち着く時間を確認します。代表電話で担当者につながらないときは、都合のよい時間を聞いて折り返します。
医療機関・士業
受付時間内でも対応中のことがあります。用件を短く伝え、担当者が戻る時間や連絡方法を確認してください。
法人の営業担当者
会議や外出の予定が入りやすいため、アポイントを取る電話なら候補時間を2つ用意します。長い説明は、電話で概要を伝えてから資料や商談へ分けます。
急ぎの電話で使える伝え方
時間外や避けたい時刻に連絡する必要があるなら、いきなり本題へ入らず、相手が今話せるかを確認します。
冒頭の言い方
「営業時間外に失礼します。納期の件で本日中に確認が必要です。今、1分ほどお時間よろしいでしょうか」
話せない場合に備えて、要件、期限、折り返し先をメールで送ります。緊急性を伝えるときも、相手の都合を無視して長引かせないことが信頼につながります。
よくある質問
会社へ電話をかけるなら何時ごろが無難ですか？
一般的なオフィスなら、始業直後と昼休みを避けた10時から11時30分、または14時から16時ごろが目安です。相手の営業時間や担当者の予定を優先してください。
急ぎの用件を時間外に伝えるにはどうすればよいですか？
先にメールやチャットで要件と緊急度を伝え、電話の冒頭で今話せるか確認します。相手が難しそうなら、折り返しの期限や別の連絡手段を提示します。
まとめ
ビジネス電話は、始業直後・昼休み・終業間際を避け、相手の営業時間と業種に合わせて調整します。急ぎの連絡では、要件と期限を短く示し、今話せるかを確認してから本題に入りましょう。